Microsoft Lizenzprogramm Select Plus Academic (EDU) - Windows Rights Management Services External Connector

Windows Rights Management Services

RMS-Technologie ermöglicht das Einbetten von Sicherheitsregeln in spezifische Dokumente und Dateien. Diese Regeln bestimmen, wer die Daten lesen, ändern, drucken, weiterleiten, speichern oder auf sonstige Art nutzen darf, egal, ob der Zugriff darauf über das Unternehmensnetzwerk oder das Internet erfolgt. Auf diese Weise können etwa Kundendienstleiter festlegen, dass Transaktionsdatensätze nur von ihnen selbst geändert und nur von autorisierten Empfängern gelesen werden können. Vertriebsmitarbeiter können Berichte in druckgeschützter Form auf einen freigegebenen Server legen oder vertrauliche Kundeninformationen in weiterleitungsgeschützten E-Mails bereitstellen. Einmal definierte RMS-Richtlinien schützen die darin enthaltenen Informationen während ihrer gesamten Existenz.

Merkmale:

• Mit RMS-Vorlagen Prozesse automatisieren
  Mithilfe von RMS können Sie vertrauliche Dokumente schnell und bequem erstellen und verteilen. Erstellen Sie einfach Dokumentvorlagen mit den anzuwendenden RMS-Regeln. Wenn eine Datei automatisch die jeweiligen Sicherheitslimits aufweist, brauchen die Mitarbeiter sich keine Gedanken darüber zu machen, wie die Daten zu schützen sind. Vielmehr können sie sich darauf verlassen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die geschützten Daten haben.
  So können Sie beispielsweise ein Formular für Kundenbeschwerden erstellen, das drei Richtlinien berücksichtigt: Nur die Vertriebsabteilung darf den Inhalt lesen, nur der Kundenbetreuer und der Marketingleiter dürfen ihn weiterleiten, und niemand darf ihn kopieren, einfügen oder bearbeiten. Dadurch würde der Zugriff auf potenziell sensible Informationen auf Mitarbeiter beschränkt, die zu deren Empfang und Verarbeitung ausdrücklich berechtigt sind.
• Die Weitergabe veralteter Informationen verhindern
  Eine weitere Funktion von RMS ist das „Sperren“ von Dokumenten anhand zeitlicher Vorgaben, sodass sie nach einem bestimmten Datum unlesbar gemacht werden. Damit lassen sich auf einfache Art zeitbezogene Inhalte steuern, beispielsweise Werbeangebote oder Onlinekataloge, und Sie können sicherstellen, dass Kunden die aktuellsten Mitteilungen von Ihrem Unternehmen erhalten.
• Den Workflow optimieren
  Mit RMS lässt sich ein Überwachungspfad (Audit-Trail) erstellen, in dem darüber Buch geführt wird, wer auf bestimmte Inhalte zugegriffen hat, ganz gleich, wohin diese gelangen. Mit einem Audit-Trail kann das Unternehmen nachweisen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Kundendaten haben. Zudem kann er Ihnen helfen, Bereiche zu erkennen, in denen Sie den Kundendienst verbessern können. So geht aus einem Audit-Trail einerseits hervor, wer auf ein Dokument zugegriffen hat, andererseits aber auch, wer es noch nicht gesehen hat. Führungskräfte sind dadurch sofort darüber informiert, ob Mitarbeiter, die eine bestimmte Datei benötigen, diese auch erhalten und gegebenenfalls gleich bearbeitet haben.